VERGAM DENTAL PRACTICE Ltd. PRIVACY NOTICE

 

 

HYSBYSIAD PREIFATRWYDD

 

Cod Ymarfer Gwarchod Data

 

Rydym yn Rheolydd Data dan dermau Deddf Gwarchod Data 2017 a gofynion Rheoliad Gwarchod Data Cyffredinol yr Undeb Ewropeaidd.  Y Rheolydd Gwarchod Data yw Dr. Catrin Owen a’r Swyddog Gwarchod Data yw Dr. Corinne Clemens.

 

Mae’r Cod Ymarfer Gwarchod Data hwn yn esbonio pa Data Personal mae’r practis yn cynnal, pam ein bod yn ei gynnal a’i brosesu, gyda phwy rydym yn ei rannu, a’ch hawliau a breintiau dan y Gyfraith.

 

 

Mathau o DData Personol

 

Mae’r practis yn cynnal data personol yn y categoriau dilynol:

1. Data clinigol a iechyd cleifion a gohebiaeth.  Mae’r data personal yma yn cynnwys

a. Eich cyflwr meddygol a deintyddol cyfredol ac yn y gorffennol ; manylion personol fel eich oedran, rhif Yswiriant Cenedlaethol/rhif NHS, cyfeiriad, rhif ffôn ac enw eich meddyg.

b. Radiograffau, lluniau clinigol a modelau astudiaeth.

c. Gwybodaeth am y driniaeth a roddwyd neu i’w roi a’r gost.

d. Nodiadau am sgyrsiau am eich gofal, lle cedwir record.

e. Cofnodion caniatâd am driniaeth.

f. Gohebiaeth gyda phobl proffesiynol gofal iechyd arall amdanoch, er enghraifft, yn y gwasanaethau ysbyty neu gymuned.

2.  Data cyflogaeth staff.

3.  Data Contractwyr.

 

 

Pam rydym yn prosesu Data Personol (beth yw’r “pwrpas”)

 

Mae “Prosesu” yn meddwl rydym yn derbyn, storio, diweddaru ac archifo data.

1. Mae data cleifion yn cael ei gadw er mwyn rhoi gofal deintyddol a thriniaeth addas, diogel, effeithiol ac o safon uchel i gleifion.

2. Mae data cyflogi staff yn cael ei gadw yn unol â chyfraith Cyflogaeth, Trethiad a Phensiynau.

3. Mae data Contactwyr yn cael ei gadw er mwyn rheoli cytundebau.  Er enghraifft, efallai bydd angen prosesu data personal amdanoch er mwyn cynnig gofal dan drefniadau’r NHS ac i sicrhau rheolaeth a gweinyddiad gywir o’r NHS.

 

 

Beth yw’r Sylfaen Gyfreithlon dros brosesu Data Personol?

 

Mae’r Gyfraith yn dweud hyn:

1. Rydym yn cadw data cleifion gan ei fod yn Ddiddordeb Gyfreithiol i ni wneud hymy.  Heb gadw’r data, ni allwn weithio yn effeithiol.  Hefyd, rhaid cadw data gofal a thriniaeth NHS gan ei fod yn DASG Gyhoeddus dan y gyfraith.

2. Rydym yn cadw data cyflogaeth staff gan ei fod yn Rwymedigaeth Gyfreithiol i ni wneud hynny.

3. Rydym yn cadw data contractwyr gan fod ei angen i Gyflawni Cytundeb â ni.

 

 

Diogelwch Gwybodaeth

 

Mae data personol amdanoch yn cael ei gadw yn system gyfrifiadurol y practis ac mewn system ffeilio maniwal.  Nia yw’r wybodaeth yma ar gael i’r cyhoedd; dim ond aelodau awdurdodedig o’r staff sy’n gallu ei gyrchu.  Mae gan ein system gyfrifiadurol drywyddau archwilio gadarn a rydym yn cadw copiau wrth-gefn fel mater o gwrs.

 

 

 phwy rydym yn rhannu’r data?

 

Dim ond os mae’n cael ei wneud yn ofalus, a bod angen gwneud hynny, rydym yn rhannu data.

1. Gellir rhannu data cleifion gyda phobl iechyd proffesiynol arall sy’n chwarae rhan yn eich   gofal, er enghraifft

a. Eich Meddyg

b. Eich ysbyty neu gwasanaethau deintyddol cymunedol

c. Pobl broffesiynol arall sy’n gofalu amdanoch

 

2.  Lle bo angen, gellir rhannu data cleifion â mudiadau arall, er enghraifft

a. Awdurdodau talu’r NHS

b. Cyllid a Thollau

c. Adran Waith a Phensiynau a’i asiantaethau, lle rydych yn hawlio rhyddhad o gostau’r NHS

d. Cynlluniau deintyddol preifat rydych yn aelod ohonynt

e. Labordai deintyddol

 

3. Gellir storio data cleifion hefyd at bwrpas ategiad gyda’n cyflenwyr meddalwedd cyfrifiadurol, bydd hefyd yn ei storio’n ofalus.

 

4. Rhennir data cyflogaeth gyda asiantaethau’r llywodraeth megis HMRC, Abran Waith a    Phensiynau, rheolyddion Gofal Iechyd, Cwmmiau Meddalwedd (systemau rhestr gyflogau).

 

Bydd datgeliad yn cymryd lle ar sail ‘angen gwybod’. Dim ond unigolion neu fudiadau sydd angen gwybod er mwyn rhoi gofal i chi – neu er mwyn sicrhau rheolaeth gywir Llywodraeth (sy’n cael eu rheoli gan reolau cyfrinachedd llym) – fydd yn cael y wybodaeth.  Yr unig wybodaeth fydd yn cael ei ddatgelu yw hwnnw fydd ei angen ar y derbynydd.

 

Mewn rhai achosion cyfyngedig, neu pan ofynnir am hynny gan y gyfraith neu orchymym llys, gellir datgelu data personol i drydydd person nad yw’n gysylltiedig â’ch gofal iechyd.  Mewn pob achos arall, bydd datgeliad nad yw’n cael ei reoli gan God Ymarfer yn digwydd yn unig os cewn eich caniatâd.

Lle bo’n bosib, fe’ch hysbysir o geisiadau fel hyn am ddatgeliad.

 

Eich Hawliau

 

Mae’r hawl gennych i :

1. Gael gwybodaeth am y data personol rydym yn ei gadw a pham rydym yn ei gadw.

2. Gael mynediad i gopi o’r data trwy gysylltu â ni yn uniongyrchol.  Gellir gwneud hyn trwy ofyn ar lafar neu yn ysgrifenedig.  Rhoddir copi o’r wybodaeth am ddim.  Beth bynnag, gellir codi tâl (yn seiliedig ar gostau gweinyddol rhoi’r wybodaeth) pan fo’r cais yn ddi-sail, yn ormodol neu yn ail-adroddus (mwy o gopiau o’r un wybodaeth).  Danfonir copi o’r wybodaeth mewn mis o dderbyn y cais a’r tâl (os yn daladwy) ac esboniad ar y wybodaeth os oes angen hynny.

Os yw’r cais yn gymhieth neu’n niferus, efallai bydd angen ymestyn hyn am ddau fis arall ond byddwn yn eich hysbysu o hyn a pham bod angen mwy o amser.

3. Archwilio bod y wybodaeth sy gennym yn gywir ac i wneud cywiriadau os oes angen hynny.

4. Ddileu eich data mewn rhai amgylchiadau.

5. Symud eich data i rywun arall os ydych yn gofyn i ni wneud hynny a mae’n ddiogel i wneud hynny.

6. Ddweud wrthom i beidio prosesu neu diweddaru data mewn rhai amgylchiadau.

 

 

Am ba hŷd y storir data?

 

1. Byddwn yn storio data am y cyfnod byddwn yn rhoi gofal, triniaeth neu yn galw cleifion yn ôl am fwy o ofal.  Byddwn yn ei archifo (hynny yw, yn ei storio heb weithredu mwy) am y cyfnod a argymhellir gan yr NHS neu arbenigwyr eraill.  Byddwn yn cadw eich cofnodion deintyddol tra byddwch yn glaf yn y practis ac ar ôl i chi orffen fel claf, am o leiaf unarddeg mlynedd, neu, i blant, tan 25 oed, p’un bynnag sy hiraf.

2. Rhiad storio data cyflogaeth am chwe blynedd wedi i’r gweithiwr adael.

3. Rhaid storio data contractwyr am saith mlynedd wedi i’r cytundeb orffen

 

 

 

Beth os nad ydych yn hapus neu os ydych am godi gofid am ein prosesu data?

 

Os nad ydych am i ddata personol gael ei ddatgelu neu ei ddefnyddio yn y modd mae’n cael ei ddisgrifio yn y Cod Ymarfer, trafodwch hyn â’r deintydd.  Mae gennych yr hawl I wrthwynebu, ond fe all hyn effeithio ar ein gallu’n gynnig gofal deintyddol i chwi.

 

Os oes gennych ofid am ein prosesu data, gallwch gwyno yn y lle cyntaf i’r Swyddog Diogelu Data, Corinne Clemens ac fe wnewn ein gorau i ddatrys y mater.  Os bydd hyn yn methu , gallwch gwyno i’r Gomisiynydd Gwybodaeth ar www.ico.org.uk/concerns neu trwy alw 0303 123 1113.

 

 

 

 

Updated 24th May 2018

Stay informed and up-to-date with what we are doing!

 

Copyright 2013. All Rights Reserved

Socialize with us on Facebook